Proses Manajemen Proyek. Proyek terkadang sulit untuk dikelola, dengan banyak bagian yang bergerak dan peran yang berbeda. Biarkan JULIZAR CONSULTING memandu Anda melalui lima langkah bermanfaat dalam proses manajemen proyek.
Manajemen proyek adalah tentang perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi ulang.
Ini adalah proses siklus yang memberi penghargaan kepada mereka yang membuat keputusan dengan cepat, dan dengan rencana yang tepat, proyek apa pun dapat berhasil. Yang diperlukan hanyalah memahami langkah-langkah manajemen proyek dari awal hingga akhir.
Saya telah menyusun cetak biru lima langkah terperinci untuk melaksanakan proses manajemen proyek, lengkap dengan tip dan saran. Anda dapat memperluas langkah-langkahnya di sini, atau mengulanginya sebanyak yang diperlukan, tetapi struktur intinya harus selalu tetap sama.
Langkah-langkah yang harus diikuti dalam proses manajemen proyek
- Inisiasi dan konseptualisasi
- Perencanaan dan ide
- Eksekusi
- Pemantauan
- Menutup
Gambaran umum dari proses manajemen proyek
Ini adalah salah satu dasar manajemen proyek yang harus diketahui oleh setiap profesional sebelum melaksanakan tugas baru. Ikuti langkah dan tip ini untuk memastikan pengiriman proyek yang sukses setiap saat.
Langkah 1: Inisiasi dan konseptualisasi
Ini adalah fase awal dari siklus hidup proyek di mana Anda menetapkan kebutuhan bisnis atau menerima permintaan baru dari klien. Pertama-tama Anda perlu menganalisis kebutuhan bisnis baru atau permintaan klien untuk menentukan kelayakan dan nilai.
Jika tidak, Anda akan menghabiskan waktu Anda untuk melaksanakan proyek yang membuang-buang waktu Anda, membuang-buang uang Anda, atau merusak reputasi Anda ketika proyek tersebut tidak terkirim seperti yang dijanjikan.
Seperti apa inisiasi dan konsepsi:
- Terima proposal proyek dari klien, atau temukan kebutuhan bisnis tertentu.
- Teliti potensi anggaran, beban kerja, dan kebutuhan ide proyek.
- Menentukan kelayakan proyek berdasarkan kriteria yang telah disebutkan sebelumnya.
- Presentasikan temuan kelayakan Anda kepada pemangku kepentingan terkait.
- Lakukan penyesuaian jika para pemangku kepentingan meyakini bahwa hal itu diperlukan.
Fase inisiasi adalah peluang terbaik yang akan Anda miliki selama keseluruhan proyek untuk mempertimbangkan kembali komitmen Anda tanpa menghabiskan banyak waktu atau sumber daya bagi bisnis Anda, jadi telitilah dalam evaluasi Anda.
Langkah 2: Perencanaan dan ide
Fantastis! Anda telah memutuskan proyek Anda layak dan bermanfaat bagi Anda dan pemangku kepentingan Anda, dan sekarang saatnya menyusun rencana manajemen proyek. Ini adalah lima langkah untuk membuat rencana proyek yang menyeluruh.
Seperti apa perencanaan dan ide itu:
- Mengatur pertemuan perencanaan dengan para pemangku kepentingan proyek.
- Tetapkan tujuan dan tentukan keberhasilan proyek menggunakan KPI (indikator kinerja utama).
- Menentukan peran dan tanggung jawab proyek.
- Mengembangkan jadwal proyek dan perkiraan biaya.
- Presentasikan rencana Anda kepada pemangku kepentingan proyek.
Rencana proyek Anda adalah cetak biru kesuksesan Anda, jadi jangan takut untuk meninjau kembali langkah-langkah dalam proses perencanaan untuk memastikan bahwa Anda menyajikan draf akhir yang berkualitas kepada pemangku kepentingan Anda.
Langkah 3: Eksekusi
Ini adalah fase manajemen proyek yang telah kita tunggu-tunggu. Langkah eksekusi adalah inti dari proses manajemen proyek Anda, jadi inilah saatnya untuk membuat tim Anda bekerja keras, menghindari jebakan yang Anda antisipasi, dan menghasilkan kiriman ke pemangku kepentingan Anda.
Seperti apa peluncuran dan pelaksanaan proyek:
- Kumpulkan tim dan pemangku kepentingan Anda untuk pertemuan awal untuk membahas detail proyek, hasil kerja, dan tenggat waktu.
- Masukkan sasaran proyek, tugas, kiriman, anggota tim, dan sumber daya Anda ke dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda.
- Tetapkan tugas ke anggota tim Anda di alat manajemen proyek Anda.
- Jadwalkan pertemuan mingguan atau dua mingguan dengan anggota tim Anda untuk membahas kemajuan tugas, hambatan, dan langkah selanjutnya.
Fleksibilitas adalah kunci selama fase proyek ini. Persiapkan diri Anda untuk berbagai perubahan pada proyek, termasuk tugas dan tujuan baru. Sebagai peringatan, jangan lupa untuk terus memberi tahu pemangku kepentingan Anda tentang perubahan apa pun yang Anda buat pada garis waktu atau hasil proyek.
Langkah 4: Pemantauan
Ingat KPI (indikator kinerja utama) yang saya sebutkan di tahap perencanaan? Di sinilah mereka akan berguna!
Saatnya memantau dan mengukur kinerja tim Anda terhadap sasaran yang Anda tetapkan selama fase perencanaan.
Beberapa KPI yang dapat Anda lacak:
- Waktu yang dihabiskan: Jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap anggota tim dalam proyek.
- Penyelesaian tepat waktu: Tingkat di mana tugas proyek diselesaikan dengan tenggat waktu yang diberikan.
- Jam yang direncanakan vs. waktu yang dihabiskan: Jumlah waktu yang dihabiskan untuk tugas individu serta keseluruhan proyek versus perkiraan waktu untuk menyelesaikannya.
- Jumlah penyesuaian jadwal: Berapa kali tim Anda harus mengubah tenggat waktu.
- Indeks kinerja biaya: Perbandingan biaya pekerjaan yang dianggarkan yang telah dilakukan versus jumlah aktual yang telah dikeluarkan.
- Item baris anggaran: Daftar rinci pengeluaran individu.
- Pengembalian investasi (ROI): Metrik yang mengukur nilai proyek terhadap biaya keseluruhannya.
Langkah 5: Menutup
Selamat! Anda telah menyelesaikan proyek Anda, dan Anda telah menyampaikan apa yang Anda janjikan kepada pemangku kepentingan proyek. Namun, sebelum Anda terlalu bersemangat, ada beberapa langkah terakhir yang perlu Anda lakukan.
Seperti apa penutupan dan presentasi itu:
- Kembangkan laporan dan anggaran proyek akhir Anda.
- Sajikan kiriman proyek dan metrik utama apa pun kepada pemangku kepentingan Anda.
- Adakan pertemuan dengan tim Anda untuk mendiskusikan perasaan mereka tentang pekerjaan mereka, prosesnya, dan apa yang dapat Anda tingkatkan untuk proyek berikutnya.
Itu dia! Anda telah menyelesaikan proses manajemen proyek, dan jika semuanya berjalan sesuai rencana Anda, dengan tugas dan kiriman Anda selesai tepat waktu, Anda memiliki banyak alasan untuk merayakannya!
Modal usaha hingga 10 Milyar: semua ini bisa menjadi fasilitas modal yang bagus untuk pemilik bisnis. Tapi bagaimana Anda menemukan modal bisnis yang tepat untuk Anda? Ada banyak sekali penawaran di pasaran saat ini, dan memilah-milahnya untuk menemukan penawaran yang tepat bisa sangat merepotkan. Jadi kami telah melakukan kerja keras untuk Anda, kunjungi website kami julizar.id
